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新型辦公自動化系統(tǒng)：酒店管理的活力劑
作者：佚名 日期：2001-7-30 字體：[大] [中] [小]
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傳統(tǒng)的酒店計算機管理系統(tǒng)主要包括前臺管理系統(tǒng)和后臺管理系統(tǒng)兩大部分，基本涵蓋了酒店主要業(yè)務部門實現(xiàn)對客服務和進行財務核算所需要的各個功能。它對酒店提高服務質(zhì)量，加強財務管理起到了重要的作用。但是，隨著酒店業(yè)競爭的加劇，酒店之間客源的爭奪越來越激烈，客房銷售的利潤空間越來越小，酒店需要使用更有效的信息化手段，拓展經(jīng)營空間，降低運營成本，提高管理和決策效率。而傳統(tǒng)的酒店管理系統(tǒng)僅以加強財務管理為主線的設計理念，無法滿足酒店全面信息化管理的需要。因此，必須引入開放的酒店辦公自動化系統(tǒng)（OA），作為酒店全面信息化管理的平臺，實現(xiàn)各種信息的高度共享和合理流動，全面提高酒店的競爭力和管理水平。
<br> 酒店辦公自動化系統(tǒng)（OA）的組成
酒店在勞動密集型的服務性企業(yè)中較早應用了計算機管理系統(tǒng)。但這些系統(tǒng)一方面各自獨立運行，數(shù)據(jù)無法共享交流，存在著條塊分割的現(xiàn)象；另一方面，由于整個系統(tǒng)無法包括酒店管理中的所有業(yè)務，信息存在許多不完整性，制約了計算機管理系統(tǒng)功效的發(fā)揮。辦公自動化系統(tǒng)一直是IT建設的重點；同時，由于辦公自動化具有涉及信息量大、復雜，涉及崗位、人員眾多，處理流程煩瑣、多變等特點，而成為IT建設的難點之一。
辦公自動化系統(tǒng)的應用已有多年的歷史。我們看到，目前應用辦公自動化系統(tǒng)的行業(yè)多是一些機關事業(yè)單位。辦公自動化系統(tǒng)主要作為這些單位的公文處理系統(tǒng)在使用，以提高機關單位的辦公效率。而辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應用并不多見，原因就在于，企業(yè)是以贏利為最終目標的，信息化建設必須服從和服務于這個目標。因此，在企業(yè)中建設辦公自動化系統(tǒng)，就不能簡單地照搬機關事業(yè)單位的做法，而應將企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)建成一個為企業(yè)全面信息化管理服務的平臺。具體到酒店行業(yè)，這樣的平臺應具有以下幾個特點：
1、辦公自動化系統(tǒng)的功能具有多樣性
酒店辦公自動化系統(tǒng)所具有的特性，要求它至少應包括以下的功能：
·辦公管理：包括公文管理，檔案管理，E-office，會議管理，日程安排，活動安排，工作流程控制等；
·內(nèi)部業(yè)務管理：包括計劃管理，客戶管理，安全管理，質(zhì)量管理，工程、維修管理，車輛管理，洗滌管理，部門資產(chǎn)管理，培訓管理，公務證照管理等；
·系統(tǒng)公共平臺：在這個平臺上，酒店各獨立的業(yè)務子系統(tǒng)能夠有機地聯(lián)系起來，實現(xiàn)信息的高度共享和各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能；
·遠程辦公系統(tǒng)：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的應用和發(fā)展，酒店辦公自動化系統(tǒng)必須具有開放性和互聯(lián)性的特點，支持經(jīng)理人員及決策者的異地遠程辦公，支持集團化酒店的異地信息共享。
2、辦公自動化系統(tǒng)是聯(lián)接其它各個業(yè)務子系統(tǒng)的紐帶
酒店辦公自動化系統(tǒng)（OA）以加強管理，實現(xiàn)酒店內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動為核心。通過對工作流的分析，將其它以核算為核心的業(yè)務系統(tǒng)有機地結(jié)合起來，利用電子郵件在各部門之間進行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時性的基礎上，最終使信息在各個業(yè)務子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動，達到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運營成本的目的。
3、辦公自動化系統(tǒng)是整個信息系統(tǒng)的決策中心
通過酒店辦公自動化系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺，可以方便地查詢酒店前臺管理系統(tǒng)、后臺管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各個業(yè)務子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過辦公自動化系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能，對這些數(shù)據(jù)進行加工和處理，使酒店的管理人員和決策者能夠及時準確地掌握酒店經(jīng)營各個環(huán)節(jié)的變化情況，為科學決策提供充分的依據(jù)。
實施酒店辦公自動化系統(tǒng)的必要條件
酒店辦公自動化系統(tǒng)由于能夠顯著地提高工作效率，實現(xiàn)高度的信息共享和業(yè)務流程控制并具有很好的開放性和互聯(lián)性，因此受到酒店管理者的普遍關注。但是，我們也應看到，酒店辦公自動化系統(tǒng)幾乎涵蓋了酒店業(yè)務流程的各個方面，它的實施將涉及到幾乎所有的酒店管理人員，是一項較大的系統(tǒng)工程。在具體實施方面必須具備以下的條件：
1、酒店領導層要高度重視
辦公自動化系統(tǒng)從根本上來講，是一個以經(jīng)營決策者為核心的應用系統(tǒng)。為了保證信息交流渠道的暢通，為管理者提供準確及時的信息，就要求各個信息點必須嚴格按照辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)范進行操作，不產(chǎn)生人為的失誤和阻礙。只有酒店領導層充分認識到這一點，并提出嚴格要求，形成制度，才能使酒店辦公自動化系統(tǒng)的應用達到預期的目標，發(fā)揮出巨大作用。
2、酒店各部門間要密切配合
酒店辦公自動化系統(tǒng)的應用，涉及到各部門間的信息交流與共享，為各部門間的信息交流和業(yè)務流程控制提供了更方便、高效、嚴格的手段和方法，這就要求各部門間更加密切配合，適應新的方式方法，特別是要拋棄一些固有的觀念和認識，將有關的工作方法統(tǒng)一到辦公自動化系統(tǒng)的要求上來，這樣才能保證酒店應用系統(tǒng)的成功。
3、系統(tǒng)集成商要具備實力
參與酒店辦公自動化系統(tǒng)建設的系統(tǒng)集成商，必須具備豐富的酒店業(yè)務經(jīng)驗和多年酒店業(yè)信息系統(tǒng)建設的經(jīng)驗。集成商所采用的酒店辦公自動化系統(tǒng)最好是自行設計開發(fā)，具有自主的知識產(chǎn)權。因為，在OA系統(tǒng)的實施過程中，一方面是集成商將產(chǎn)品應用到酒店中，幫助酒店以辦公自動化系統(tǒng)為基礎，進行管理方法和管理手段的升級；另一方面，系統(tǒng)集成商也要根據(jù)本酒店的業(yè)務特點，對OA 系統(tǒng)進行相應的調(diào)整，以適應本酒店個性化管理的需要。所以，在OA系統(tǒng)的實施過程中，酒店與系統(tǒng)集成商雙方是互動的關系，OA系統(tǒng)應用的成敗，更取決于系統(tǒng)集成商的實力。
中軟好泰公司開發(fā)酒店OA系統(tǒng)的體會
北京中軟好泰公司是開發(fā)酒店信息化系統(tǒng)的一支勁旅，于2000年初發(fā)布了我國第一套專為酒店設計開發(fā)的通用酒店辦公自動化系統(tǒng)。
中軟酒店OA系統(tǒng)是一套基于Domino/Notes群件的系統(tǒng)，它利用了Domino/Notes強大的文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、工作流控制、Web應用功能等，提供了完整、強勁的辦公自動化管理和信息服務等功能。將基于工作流的業(yè)務系統(tǒng)貫穿于管理的始終，使傳統(tǒng)的核算系統(tǒng)提升到管理信息系統(tǒng)的高度。中軟酒店OA系統(tǒng)推出后在酒店業(yè)界引起關注。釣魚臺國賓館、廣州東方賓館、河北世紀大飯店等飯店已先后購買了該系統(tǒng)。
在開發(fā)、推廣酒店OA系統(tǒng)的過程中，我們有以下一些體會：系統(tǒng)集成商一定要充分理解用戶對酒店OA系統(tǒng)的需求，真正做到全心全意為用戶服務；OA系統(tǒng)必須具備良好的開放性和擴充性，確保不同用戶的個性化要求能夠充分體現(xiàn)；酒店OA系統(tǒng)必須緊密結(jié)合用戶的業(yè)務，真正發(fā)揮其提高工作效率、降低運營成本、嚴格規(guī)范管理的目的，為用戶創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。系統(tǒng)集成商必須充分認識到，酒店OA系統(tǒng)本身就是一個隨著社會的發(fā)展、技術的進步不斷發(fā)展的系統(tǒng)。只有不斷地完善其功能，豐富其內(nèi)容，才能不斷地為酒店用戶創(chuàng)造更大的價值。(韓剛)